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title: 'How to Manage Tasks and Projects with Bitrix24 and AI'
source: 'https://youtube.com/watch?v=E2U-5ecuKio'
video_id: 'E2U-5ecuKio'
date: 2026-08-14
duration_sec: 1201
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# How to Manage Tasks and Projects with Bitrix24 and AI

> Source: [How to Manage Tasks and Projects with Bitrix24 and AI](https://youtube.com/watch?v=E2U-5ecuKio)

## Summary

This video is a comprehensive tutorial on how to use Bitrix24 to manage tasks and projects, with a special focus on leveraging its built-in AI assistant, CoPilot, to streamline workflows. The presenter demonstrates everything from creating basic tasks and checklists to advanced features like automation rules, templates, flows, and Scrum boards, all within the Bitrix24 platform.

### Key Points

- **Introduction to Bitrix24 for Task Management** [00:00] — The video introduces Bitrix24 as a tool for managing tasks and projects, highlighting the integration of AI (CoPilot) to automate processes. It's aimed at entrepreneurs, business owners, and teams looking to organize their work efficiently.
- **Getting Started with Bitrix24** [01:02] — The presenter shows how to start a free 15-day trial and log in. The main focus is on the 'Tasks and Projects' section, which offers various views like list, planner, calendar, and Gantt chart to visualize tasks.
- **Creating a Task** [02:37] — Demonstrates creating a new task by entering a name, description, responsible person, and deadline. The task can be pinned for importance and additional settings like priority and reminders can be configured.
- **Task Details and Collaboration** [03:50] — Shows how to add participants, observers, and a checklist within a task. The presenter creates a checklist for a YouTube video production process, including steps like idea, keywords, thumbnail, and recording.
- **Organizing Tasks into Projects** [05:34] — Tasks can be assigned to projects for better organization and filtering. The presenter adds a task to the 'Videos for YouTube' project and explains how projects centralize information for the team.
- **Access Permissions and Roles** [07:06] — The presenter explains how to set different access permissions for various roles, such as allowing only certain users to edit tasks or add participants, ensuring effective team management.
- **Using CoPilot AI for Content Creation** [07:35] — Demonstrates using CoPilot to generate a script for a YouTube video directly within a task. The AI provides a structured outline, showing how it can be integrated into the workflow.
- **Summarizing Comments with AI** [09:40] — Shows how CoPilot can summarize all comments on a task, providing a concise overview of key points like deadlines, recommendations, and actions, which is useful for team collaboration.
- **Automating Task Workflows** [10:22] — The presenter creates an automation rule that automatically creates a group chat when a new task is created in a certain status, demonstrating how to streamline repetitive processes.
- **Using Templates for Recurring Tasks** [11:55] — Templates allow for quick creation of recurring tasks, such as weekly metric reviews. The presenter sets up a template with a description, responsible person, and a schedule to repeat every Monday.
- **Flows for Process Management** [14:23] — Flows are used to manage projects with a defined start and end, allowing for the assignment of tasks to specific teams. The presenter creates a flow for 'Sponsorship Closing' and explains its benefits.
- **Scrum for Agile Teams** [16:23] — Scrum boards are introduced for teams using agile methodologies. The presenter creates a Scrum for video editing tasks, showing how to add tasks to a sprint and manage them visually.
- **Collaboration with External Partners** [18:27] — The 'Collab' feature allows for collaboration with external clients or partners by sharing a link to a workspace, centralizing communication and files.

### Conclusion

Bitrix24 offers a comprehensive suite for task and project management, from basic task creation to advanced automation and AI-assisted workflows. The integration of CoPilot and features like templates, flows, and Scrum make it a powerful tool for teams of all sizes.

## Transcript

en este vídeo te voy a enseñar cómo tú puedes estudiar tareas y proyectos utilizando di 324 y lo mejor de todo es que vamos a utilizar inteligencia artificial para hacer todo este
proceso si te vas a dar cuenta que es de una manera muy sencilla yo hace algún tiempo grabé un tutorial básico de cómo gestionar proyectos y tareas con vistas 24 de hecho el link que va aquí arriba en la tarjeta y muchas personas le dieron una actualización de este vídeo y que
traer a la nueva inteligencia artificial de copaidos para poder realizar automatizaciones y también otros procesos que vamos a ver aquí dentro de este tutorial si tú eres emprendedor tienes una empresa tiene un grupo de personas que trabajan contigo o simplemente quieres organizar
tu negocio te recomiendo mucho bitrix24 porque aquí tú puedes hacer una gestión eficiente de tareas y proyectos y lo mejor de todo eso es que ahora tenés un chat grupal con todo tu equipo vas a poder utilizar copilot para organizar algunas tareas tienes listas puedes verlos de diferentes formas para saber en qué proceso se encuentra mejor dicho es una herramienta todo en uno
mira yo ya estoy aquí dentro de Bitrix24 el link te lo hará aquí abajo en la descripción para que puedas hacer tu prueba gratuita de 15 días y aquí tú puedes hacer muchísimas cosas inclusive hace poco también grabé un video hablando exclusivamente sobre el CRM para hacer varias automatizaciones también
si por ejemplo hace cierre de ventas del de productos de servicios precisamente lo haga que arriba las tarjetas para que lo revisen aquí simplemente le vamos a dar en empezar gratis te creas una cuenta yo como ya tengo una cuenta creada le vas a aplicación de iniciar sesión
ya sea quien trae vitrix 24 ya que hay muchas cosas para ver cómo te lo había dicho anteriormente voy a ocultar esta parte de colaboración y lo que más nos interesa en este tutorial es esta parte de tareas y proyectos entonces le voy a hacer clic ahí y yo quiero que veas como tengo
aquí las tareas que tengo para esta semana de hecho aquí es una forma muy fácil de ver porque yo lo tengo por fecha límite pero también lo puedo ver por lista se ve muy bien por quién es creado cuál es el responsable en qué proyecto se encuentra lo puedo ver por fecha límite entonces
por ejemplo para hoy estoy justamente creando este vídeo para el canal de youtube más tarde tengo que revisar un vídeo de silicon valley puedo verlo también en la parte de planificador entonces aquí me aparece lo no planificado lo que hay para hacer esta semana lo puedo tener también en la
vista de calendario lo cual es muy importante para dar como cuáles son esos bloques que todavía hay libres y lo podemos ver también en esta parte de gans que básicamente te va indicando cuánto tiempo tienes para ejecutar la tarea lo cual me parece a mí maravilloso voy a dejarlo aquí en la lista
nada más para mostrarte cómo se crea una tarea vamos a irnos entonces aquí donde dice crear y vamos a colocar el nombre de la tarea y la que en este caso voy a poner aquí grabar vídeo para el canal de youtube sobre proyectos y tareas en bitris 24 la descripción entonces vídeo tutorial
de la herramienta el responsable soy yo la fecha límite para grabar este vídeo nosotros hoy es viernes 5 se podría colocar así que hasta el domingo 7 podría ser podría incluir archivos lista de ubicación incluir un proyecto pero de manera sencilla la barrica que donde dice crear
entonces mira que aquí me acaba de quedar la tarea yo podría fijar esta tarea si es muy importante para que quede de primerita está diciendo la fecha límite pero voy a entrar entonces dentro de la tarea yo te muestro algunas configuraciones extra en aquello por ejemplo podría colocar
alta prioridad si es una tarea de alta prioridad ya me lo ha marcado con ese frío la fecha límite la puedo modificar aquí el recordatorio mira yo podría colocar un recordatorio por ejemplo un día
antes el responsable le podría poner el creador si le quiere enviar un mensaje o si le quiere enviar un correo electrónico entonces aquí automáticamente va a notificar por color electrónico lo hará en correo y lo va aquí donde dice agrega también podría realizar una llamada
si el equipo estuviera conectado aquí si hay varias personas podríamos hacer una llamada aquí por ejemplo el responsable soy yo y participante yo puedo agregar más personas entonces por ejemplo podría agregar al vídeo filmmaker y también a alias ahí ya agregó esas dos personas incluye también
podría llegar observadores personas que están nada más siguiendo aquí como las tareas que no necesariamente tienen un rol específico también lo puede agregar aquí en la parte donde agregar una lista verificación muchas veces cada tarea tiene diferentes procesos entonces por ejemplo
aquí en la parte donde dice grabar vídeo para el canal de youtube para grabar el vídeo yo necesito varias cosas entonces va a ser aquí una lista de verificación que sería idea del vídeo palabras clave portada del vídeo opciones de títulos descripción basada en si no realizar vídeos
online grabación del vídeo edición del vídeo revisión del vídeo publicarlo subirlo a youtube como no listado programar el vídeo pues aquí en este caso tengo una lista de 10 tareas digamos
que en estos momentos ya se hizo la idea del v las palabras claves las opciones de t tambi la descripci tambi se realizaron los v online y estamos en la grabaci del v entonces aqu eso es interesante porque mira que si nosotros opa aqu hago obviamente
que hay que darle guardar mira todos estos cambios hay que darle clic aquí donde dice guardar ya nos podemos salir de acá y si nosotros vamos aquí pronto donde dice fecha límite nos va a aparecer para esta semana míralo aquí grabar vídeo del canal de youtube sobre x24 y fíjate que ya me
me están apareciendo seis tareas completadas de 11 y el límite es el 7 de diciembre a las 19 horas y te queremos algo aquí en lista y es que si te fijas mira que aquí al lado derecho dice
proyecto que tengo algunos proyectos creados en este caso es equipo de cierre de patrocinios vídeos de youtube por aquí tengo asesorías personalizadas entonces yo podría entrar nuevamente a esta tarea esta tarea está en algún proyecto yo le voy a dar clic en agregar y le voy
a colocar aquí vídeos para youtube si quisiera crear un grupo de trabajo simplemente le doy aquí creo el grupo y es bastante sencillo un proyecto en este caso ya lo tengo que hablar aquí aquí donde dice vídeos para youtube esto entra dentro de un mismo grupo que sirve para filtrar y para
hacer entonces como toda la centralización de la información con el equipo de trabajo y aquí en la parte de abajo tenemos una parte que hice más yo podría colocar varias cosas crear más subtareas podría agregar un plan diario podría agregar un delegado podría eliminar esta tarea o copiar esta
tarea y si quisiera editar cualquier cosa aquí dentro de la tarea simplemente le doy clic aquí donde dice editar y mira que aquí lo voy a editar entonces aquí yo podría por ejemplo agregar un archivo entonces mira por ejemplo voy a agregar esta portada la puedo dejar ahí aquí podría
también crear un documento más bien subir un documento si yo tuviera el guion de este video pues lo puedo subir aquí puedo mencionar también a diferentes personas aquí dentro del proyecto aquí tenemos la lista de verificación que también podemos crear más listas de verificación y si
quisiéramos guardar los cambios le damos clic aquí en guardar y fíjate que todo eso va a quedar entonces aquí dentro de esta tarea los responsables los participantes la lista mejor dicho es súper completo voy a cerrar acá y me voy a ir aquí donde dice más y permisos de acceso porque fíjate que
nosotros aquí podemos darle diferentes permisos a los diferentes roles en este caso yo lo tengo activado aquí que el acceso completo sea obviamente para mí pero las personas que yo voy agregando acá mira que el empleado yo voy agregando personas y les voy dando diferentes roles por ejemplo aquí
el de agregar participantes solamente lo tengo yo el de editar tareas solamente lo tengo yo y aquí tú tienes una gestión efectiva de tu equipo entonces yo tengo aquí la tarea la tengo para el 7 de diciembre aquí ya me apareció en el proyecto aquí lo tengo entonces si le doy en la fecha límite
es decir que si ya me aparece de hecho aquí va a aparecer la imagen que subí ya que ya está cargando y fíjate que algo muy interesante aquí y te lo quiero mostrar que me parece brutal es la inteligencia artificial principalmente copa y yo manera que donde dice vídeo tutoriales que
acabamos de crear no voy a venir para la parte de editar y fíjate que yo aquí utilizar la inteligencia artificial de copa y no te voy a borrar esto que tengo aquí en la descripción y aquí de hecho me describa para mencionar o un espacio para utilizar copa y los llevar un
espacio y yo puedo aquí seleccionar unos roles que uno puede quedar anteriormente por ejemplo para realizar un correo para hacer un contenido para crear un guión yo lo tengo aquí en un rol genérico para que me pueda hacer lo que yo quiera y aquí me indique el resultado que desea entonces
en este caso le voy a colocar el siguiente pronto y aquí le coloque quiero un guión para un vídeo de youtube sobre tareas y proyectos en distrito 24 en arctics en el entonces aquí en copa y los va a empezar a generar me un guión o por lo menos bullet point del guión para yo poder crear entonces
su escribe y comenzar a grabar este vídeo a la que me parece magnífico porque básicamente es como tú se les mostró tener un chaje pt aquí integrados la mente que copa y mira aquí ya lo hizo me dice las secciones o buenísimo hasta inclusive me dice la música introducción a las tareas gestión de
proyectos que de hecho lo que estamos haciendo trabajos en equipo automatización de si ya vamos a pasar a eso te lo quería mostrar aquí la arquitecto donde dice guardar cambios y entonces aquí ya quedó todo el guión del vídeo voy a sacar esta tarea porque te quiero mostrar más tareas que
yo tengo acá para hacer un ejercicio interesante que yo tengo que crear vídeo para el canal de youtube y de hecho lo tengo aquí como prioridad entonces voy a abrir esta tarea yo aquí ya tengo pues como todo especificado una lista de tareas mira que yo aquí tengo unos comentarios que es lo
que sucede con esto muchas veces cuando tú tienes un equipo de trabajo y están trabajando en un proyecto como es por ejemplo un canal de youtube donde tú tienes muchos procesos yo tengo una persona que medita una persona que me graba yo hago las portadas yo subo el vídeo a veces hay
vídeos que son patrocinadores a veces hay que responder correos yo todo eso lo centralizo acá pero entonces yo creo este ejemplo porque aquí podemos utilizar la inteligencia artificial en todos los comentarios para que resuma absolutamente todo mira te muestro como se hace
entonces yo voy a venir aquí, le voy a dar clic aquí en comentarios, le voy a dar aquí donde dice copailos y voy a bajar hasta que me diga resumir los comentarios de esta talente mire aquí hay varios comentarios y vamos a ver que es lo que me dice copailos
mira aquí ya me lo dijo, me dice el video debe grabarse antes del 5 de diciembre se recomienda hacer una portada con estructura similar a que logre un CTR del 9 que es la que agregamos las m deben buscarse en embato de elements y descargar sus licencias para evitar problemas de derechos de autor adem es posible utilizar la plantilla de notion para organizar y centralizar
todo el proceso del video esto está maravilloso entonces si tú tienes muchos comentarios de script correos electrónicos todo eso tu lo puedes poner aquí con copilot en un momentico te saca un resumen y como te lo dije al principio de este video tu puedes hacer automatización de estas tareas por
ejemplo que cuando esto se grabe pase aquí para esta semana que se le avise a un equipo de trabajo mira hay muchas cosas que podemos hacer nos vamos a ver aquí en automatización y estamos aquí dentro de tareas y proyectos y más específicamente en tareas le damos clic aquí en automatización y
nosotros podemos aquí crear una infinidad de automatizaciones que ustedes se imaginan por ejemplo aquí yo lo tengo en planificador pero la verdad que yo lo quiero en los estados es decir el que está en pendiente en progreso en revisión etcétera etcétera entonces aquí por ejemplo en
pendiente quiero agregar una automatización y yo puedo llegar muchas reglas de automatización por ejemplo aquí donde dices para el empleado yo quiero que cuando se cree una tarea de esas que está pendiente que agregue un chat grupal aquí en ejecución en paralelo inmediatamente aquí en
seleccionar el chat yo lo voy a dar aquí donde dice nombre y aquí en los miembros fíjate que yo aquí en esta parte puedo colocar entonces el responsable el creado los participantes y también los observadores y le hago clic en guardar y luego le hago clic acción de guardar entonces mira
automáticamente me creo esa regla yo puedo crear muchas más reglas aquí por ejemplo aquí en revisión pendiente puedo crear otra regla para el empleado después y hoy vamos a cambiar el responsable y aquí entonces quedamos la regla le ponemos el nombre cualquier cosa en este caso yo no lo voy
solamente voy a dejar esa regla y le damos clic en guardar es cuando esta tarea con una tarea nueva se quede va a crear un chat grupal que va a quedar obviamente aquí en la parte izquierda donde tenemos aquí todas las partes de colaboración otra cosa que ayuda muchísimo son las plantillas
mira para que se utilicen las plantillas por ejemplo yo tengo procesos aquí donde todos los lunes yo tengo que revisar campañas tengo que revisar métricas del canal los mejores vídeos de la semana y varias cosas que son tareas repetitivas uno siempre tiene tareas repetitivas cuando uno
tiene un equipo de trabajo se dedica a los proyectos es un emprendedor entonces entonces aquí dentro de las tareas está esta parte que dice plantillas yo le voy a dar clic ahí yo aquí ya tengo varias plantillas creadas si nosotros quisiéramos crear una le damos clic aquí donde
dice crear aquí por ejemplo yo le voy a colocar revisar métricas del canal y los mejores vídeos de la semana y aquí entonces le voy a colocar la descripción en este caso la descripción es
revisar las métricas del canal y los mejores vídeos de la semana y es analizar las métricas de los vídeos y optimizaciones de portadas y títulos yo quería hacer un archivo aquí lo subo como ya te lo había mencionado anteriormente pero mira que lo que más quiero mostrar es esta parte donde dice
responsables en este caso soy yo si yo quisiera agregar más responsables lo alejo lo agrego acá entonces también y me va a quedar me dice que la fecha límite después de crear la tarea entonces se crea la tarea automáticamente cuál es la fecha límite para realizarlo en este caso sería un día
podemos darle aquí donde dice opciones aquí tenemos muchas más opciones o también podemos darle aquí donde dice planificación del tiempo y aquí me dice iniciar la tarea un día y la y la duración también puede ser un día si lo quisiéramos colocar y si quisiéramos también podríamos repetir la tarea
que es básicamente hacer la automatización yo la voy a activar y le voy a decir que lo repitamos una vez a la semana todos los lunes y que la tarea la cree a las 5 de la mañana sin la fecha de finalización y aquí hacemos clic en guardar por el mira ahí ya quedó en la automatización
de la tarea entonces a la hora de yo poder crear una tarea aquí llamaría sin tareas es blotar tica que donde dice crear entonces en vez de darle clic aquí donde dice crear voy a desplegar el menú y lo voy a colocar tarea usando la plantilla y aquí ya me aparece revisar métricas
del canal y los mejores vídeos de las y con eso yo ya estaría agregando esa tarea aquí a todas mis tareas mira que aquí se agregó automáticamente mientras está agregando aquí todas las tareas como yo tengo la automatización activa de vitrix 24 desde que pronto no se va a ver muy bien desde
el celular pero mira que aquí me dice que se agregó una tarea y que me la asigné a mí mismo entonces mira que aquí me aparece la tarea y me dice que es la tarea la fecha y le dice ver tarea entonces ahí está funcionando la automatización informándole a todos los responsables de la tarea
aquí dentro de la parte de tareas también tenemos algo que se llama flujos es que eso tienen muchísimas cosas en serio es maravilloso pero tengo que dar algunos flujos si tú trabajas con procesos repetitivos o con muchas personas entonces aquí yo por ejemplo voy a crear un
nuevo flujo para mostrarte ejemplo entonces por ejemplo este lo va a colocar equipo de cierre de patrocinios para el canal para el canal la descripción cerrar patrocinios interesados en el canal que a los empleados entonces nos vamos a agregar yo puedo agregar
a todos los empleados o solamente a m pues va a agregar obviamente a todos los empleados el tiempo de finalizaci previsto entonces digamos que aqu nosotros vamos a crear un proyecto que tiene un inicio un final o una serie de d en este caso va a colocar siete d le voy a aplicaci de dice siguiente aqu me dice que la distribuci de las tareas en la nueva tarea se puede asignar
a una persona en específico lo podría colocar a mí o la puedo asignar manualmente si yo quisiera o también basado en las reglas de automatizaciones o auto asignar las tareas en este caso la va a colocar que asignar manualmente para que me las asigne a mí y aquí podemos agregar un proyecto
entonces yo tengo diferentes proyectos aquí lo va a colocar el de vídeos para youtube pero mira si yo quisiera crear un nuevo grupo de trabajo un nuevo proyecto le doy clic aquí en proyecto le coloco siguiente aquí por ejemplo va a colocar aquí cierre de patrocinios
el tema visual vamos a colocarle aquí un color bien bonito puede ser este azul le doy clic aquí en guardar y en icono vamos a colocarle este icono en color verde y le doy clic aquí donde dice siguiente lo vamos a dejar en público y le vamos a dar aquí en siguiente
sería ahí se acabó de crear de hecho que hasta me mandó una notificación lo voy a eliminar lo va a tener que agregar solamente para que puedas que aquí ya está el cierre de patrocinios y le voy a dar clic en siguiente está diciendo que si quiero todas las notificaciones así que sí
obviamente y luego donde dice crear flujo mira que aquí inmediatamente ya me creo un flujo si yo entro aquí dentro de este flujo me va a dar todas las informaciones y aquí lo único que yo hago es empezar a crear tareas para este flujo de trabajo con un equipo especial y enseguida
de flujos hay una parte que se llama scrum es bien interesante también porque porque si tú trabajas por ejemplo con metodologías y equipos de desarrollo de marketing aquí nosotros podemos crear ese tipo de tareas yo quiero que entiendas que está este tema de gestión de tareas y proyectos
en bitrix24 es algo que sólo puede llegar a muchos niveles entonces yo te estoy mostrando aquí desde lo más básico hasta lo más avanzado si tú consideras que lo más básico lo que necesita es lo que explique al principio de este tutorial perfecto ya que tú tienes una empresa y varios
colaboradores yo aconsejo fuertemente que utilices tanto los lujos como el script mira por ejemplo yo voy a crear un nuevo scrum aquí lo voy a colocar entonces ediciones de vídeos del canal de youtube
de youtube aquí el tema también puedo elegir entonces cualquier tema voy a elegir este que que es como fucsia, le doy clic en guardar, voy a elegir este icono de color verde, le doy clic aquí en siguiente, lo vamos a dejar en público, aquí vamos entonces a agregar el propietario, que sería Johnny Gómez,
aquí podríamos agregar más personas, departamento de DT24, pues aquí solamente estoy yo, le voy a dar clic aquí donde dice siguiente, mira que inmediatamente aquí se creó, y aquí yo voy a empezar a colocar las tareas, entonces por ejemplo,
responder los correos de los patrocinadores, quiero otra tarea que sea contactar herramientas de IA para espacios publicitarios, ideas de videos de nuevas IA por ejemplo, bueno en fin,
y ya yo voy arrastrando entonces todo esto al lado derecho, aquí lo voy arrastrando, y le doy clic aquí donde dice iniciar, y entonces aquí ya empezamos a hacer todas las configuraciones,
por ejemplo que este sea cierre de patrocinios, aquí dice cuando inicia, aquí cuando finaliza, vamos a colocarle solamente siete días aquí tenemos dos tareas en ese sprint y le damos clic donde dice inicia
aquí digamos que es como dentro de todo ese bloque tenemos otro proyecto otras tareas y podemos generar con otros equipos de trabajo y por último pero no menos importante aquí al lado izquierdo aparece una parte de colaboración y nosotros podemos entrar aquí en Collab
y nosotros podemos traer personas aquí a que hagan colaboraciones con nosotros Entonces, como le dice aquí, este es un espacio de coworking que permite colaborar con equipos y clientes externos. Entonces, maravilloso. Mira, yo te muestro cómo se hace una colaboración.
Por ejemplo, aquí podría hacer un poquito una colaboración de una herramienta de IA de WhatsApp. Voy a colocar aquí herramienta de IA. WhatsApp, descripción, video dedicado de la herramienta.
De la herramienta y le doy donde dice crear un colar. y aquí yo puedo copiar el enlace, se lo envío a la otra persona o a las personas con las cuales yo quiero crear esa colaboración, entran aquí y tenemos todo centralizado como si fuera un chat de WhatsApp, pero entre Bits24.
Ya te mostré la mejor herramienta que existe hoy en día para emprendedores, marketers, teams y todas las personas que tengan equipo de trabajo y necesiten centralizar absolutamente todo. lo mejor de todo es que no solamente te permite automatizar tareas sino también priorizar colaborar
y crear proyectos dentro de esas tareas inclusive puedes crear plantillas utilizar coparlo como inteligencia artificial para que todo sea mucho más fácil recuerda que el link de la prueba gratis de 14 días se lo hará aquí abajo en la descripción y si tienes algún comentario sobre este vídeo te
lo puedes hacer en mi Instagram o también aquí abajo en los comentarios no olvides suscribirte al canal darle like a este vídeo y nos vemos en un próximo